會議、開會 (公司內部)

本文的概念來自於 劉必榮老師的「學會談判」一書。

企業開會時,常常會遇到開的會不知所云,議而不決,決而不行的狀況,如此的開會沒有效率,一直是所有企業的痛。

原因在於開會的參與者,常常在還沒有釐清問題之前,就已經開始在談解決方案。

原來所謂的開會,是要先界定這次的會議目的是那種:

  • 釐清問題
  • 解決方案

很多人還沒有指出問題,就直接進入到解決方案,解決方案談不出結果,才恍然想到問題還沒有澄清。

之前筆者大衛的公司就有這樣的情況,預計執行的名片更新目的都還沒有定義出來,就已經在著手討論顏色、紙張材質、樣式設計,到名片上企業Logo和企業口號的改革,但討論後最後全部都停止計畫了。公司這次的名片更新是否是企業形象轉型的一環?或者只是因應公司地址變動的改版?在名片更新計畫停止後,大家才開始又回到最初的原點做目的界定。

 

開會後,又會產生執行上的問題。如跨部門的會議後決議一些待辦事項,需雙方或三方以上的部門各提供數據,但有某些部門沒有配合,沒有履行,問題沒有解決。這時候就牽扯到跟催的問題。

跟催辦法上,可以 (1.)請求共同上級支援,也可以 (2.)慢慢溝通處理。

需要上級出動,只有在時間緊迫的理由上,才能動用,如外界對手已經動作,或者牽扯到會計關帳時間等。

慢慢溝通處理,則需要注意禮貌,諸如言詞上的尊重,不可以說「我們時間限期是下週四,請貴單位配合」,而要說「我們能不能期待下週四下班之前拿到這份數據呢?」需要共同完成的文件,若只缺某些單位,可以說「如果貴單位能夠提供確實數據,這份報告將會更精確和完整。」

 

公司內部溝通和談判的技巧,真的要拿捏得宜。

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